Jan Mekelenkamp werkt bij de Belastingdienst en is geregistreerd accountant en IT-accountant. We spraken persoonlijk met hem over de certificering voor reisregistratiesystemen, het belang ervan en het nieuwe formaat van XAR-bestanden.
Onafhankelijke standaard
De certificering voor ritregistratiesystemen is een onafhankelijke standaard die is beoordeeld door een IT-auditor en wordt beheerd door de stichting voor certificering van reisregistratiesystemen. Op basis van algemene principes zorgt deze basis voor een marktstandaard zonder onnodige barrières en kosten. Als jij, als leverancier van reisregistratiesystemen, serieus en onafhankelijk beoordeeld wilt worden, is er geen reden om niet lid te worden van de stichting.
Er zijn behoorlijk wat aanbieders die een systeem aanbieden waarmee je reizen kunt registreren. Dat is niet veel meer dan wat je doet met een vel papier, een potlood en een gum. Dit betekent dat er systemen op de markt zijn waarmee je alles onopgemerkt kunt aanpassen. Dat betekent niet per se dat iedereen dat zal doen, maar als het om financiële zaken gaat, kan een ingesloten kat vreemde sprongen maken, zegt Mekelenkamp. Als er een auto beschikbaar wordt gesteld, moet je deze financieel kunnen verantwoorden in de zakelijke omgeving. Dit betreft voornamelijk privégebruik en heeft invloed op loonbelasting, btw, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. De certificering bevestigt dat een systeem de trips daarna op een verifieerbare manier registreert en verwerkt.
XAR-bestanden worden nog GDPR-vriendelijker
Via een XAR-bestand kunnen de belastingautoriteiten controleren of de ritten overeenkomen met wat in de administratie is ingevoerd. Het is een exportbestand vanuit een beveiligde omgeving en het bestand is digitaal verzegeld. Er wordt een beveiligde waarde opgenomen zodat geverifieerd kan worden of het bestand is aangepast of niet. Als dat het geval is, is de verzegelde waarde niet langer correct.
In het nieuwe format wordt er nog meer aandacht besteed aan de AVG, zegt Mekelenkamp. Stel dat we een bedrijfsauto delen. Toen ik eerder een bestand aanvroeg, kon ik ook je gegevens zien. Dat zal veranderen. Als ik een dossier aanvraag, zijn je reizen maar gedeeltelijk beschikbaar. Ik zie bijvoorbeeld dat je 400 km hebt gereden, maar niet wanneer, niet wanneer, en ik zie ook geen locaties. In het systeem is de data beschikbaar. Je kunt je financiële verantwoordelijkheid afronden.
Reisregistratiesystemen met de certificering hebben logische toegangsbeveiliging, zodat iedereen die het systeem gebruikt alleen toegang heeft tot de benodigde gegevens. Dat betekent dat gebruiker A een ander bestand ontvangt dan gebruiker B. Eind 2023 werden de specificaties gepubliceerd en nu werken leveranciers van reisregistratiesystemen aan de implementatie hiervan.
Wil je meer weten over hoe je een XAR-bestand vanuit MyFMS kunt exporteren? Neem gerust contact met ons op.
